Traduction d'un mail de FlyLady
Chers tous,
Je suis une FlyBaby, mais j'ai découvert quelque chose de très important concernant le classement des papiers.
Il y a 100 ans, lorsque ce FlyBaby n'était qu'une petite larve de bureau, nous classions les factures payées par nom de fournisseur dans de grands classeurs méticuleusement classés par ordre alphabétique afin de pouvoir retrouver les bouts de papier en cas de problème. C’était bien avant que tout ne soit informatisé. Un jour, ce FlyBaby est devenu consultant pour une grande entreprise Internet. L'office manager de l'entreprise avait derrière son bureau plusieurs piles de papier d'un mètre de haut qui la submergeaient parce qu'elle n'avait pas le temps de voler, je veux dire de classer.
Annonce (pour soutenir ce blog):
Je savais que le programme informatique qu'elle utilisait pour payer ses factures était très puissant et que son travail était très précis, alors j'ai suggéré une proposition. Chaque fois qu'elle payait des factures, de mettre toutes les factures payées dans un dossier, de les attacher avec un élastique et d'inscrire la date du chèque sur le dossier.
Ensuite, si elle devait récupérer des documents, il lui suffirait d'utiliser l'ordinateur pour rechercher la date de règlement. Nous avons enveloppé les piles derrière son bureau de la même façon (ce qui a pris 3 ou 4 heures au lieu de jours) et avons archivé toutes les années précédentes. Cette office manager m'envoie encore des cartes de Noël (près de 10 ans plus tard) vantant le fait qu'elle est la VOLeuse la plus rapide de la ville et qu'elle n'a - JAMAIS - été incapable de trouver de document en utilisant ce système.
Annonce (pour soutenir ce blog):
J'ai également adapté ce système pour ma maison. J'ai des clients comptables privés, un travail de jour à temps plein et je vais à l'école. Je paie mes factures deux fois par mois. J'ai des dossiers accordéons de 3cm avec le nom de chaque mois dessus, dont les côtés sont collés. Après avoir payé toutes les factures, je les glisse dans le dossier du mois où elles ont été payées. Je vide également le courrier comme les relevés bancaires, le 401k (Ndlt: équivalant d'un plan d'épargne retraite) et notre compte de courtage (après les avoir examinés). Ensuite, lorsque le moment des impôts arrive, je parcours les dossiers pour prendre ce dont j'ai besoin pour préparer notre déclarations de revenus, et je déchiquète ou recycle le reste. Je sais aussi où sont tous les les relevés de fin d'année et les formulaires fiscaux du gouvernement parce que, au fur et à mesure que le courrier arrive, je les mets dans le dossier de décembre et je n'ai pas à me demander où je les ai mis.
J'espère que cela aidera d'autres flybabies qui pourraient être enlisés dans un monde alphabétique alors qu'un passage en dossiers mensuels pourrait les libérer.
Rita Maé
