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Ce site a pour objet de réunir mes outils et traductions du site officiel de FlyLady pour la communauté francophone des flybabies. Vous retrouverez l'original sur www.FlyLady.net 

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Contrôler le CHAOS au bureau

Chers amis,

Beaucoup d’entre vous sont des CDD* salariés avec une double vie. Vous vous reconnaissez : vous êtes ces CDD qui ont l'air d'être Nés Organisés au travail et vivent dans le désordre et le chaos à la maison, craignant que quelqu'un ne vienne chez vous et découvre votre vilain petit secret. Ce mode de vie n'est pas bon pour votre santé. Le stress vous accable. Il est temps pour vous d'avoir une maison aussi rangée et propre que votre bureau au travail. Beaucoup de FlyBabies ont des talents précieux, même si leurs maisons sont en bazar. Certains d'entre nous profitent des vacances pour se reprendre, d'autres se débrouillent bien au travail et d'autres encore peuvent s'occuper de la lessive et de la cuisine sans trop de problèmes. J'ai toujours réussi à tenir mes comptes à jour et j'apprécie vraiment ça. LOL.

Nous vous enseignons comment maîtriser votre maison. Mais comment cela se passe-t-il si vous êtes aussi désordonné et chaotique au travail ? Vous avez également besoin de notre aide. Saviez-vous que notre méthode peut être appliquée au travail ? Je sais que vous êtes impatients de voir comment faire.

À la maison, vous commencez votre journée avec votre routine du matin. Au travail, vous devez également utiliser une routine de démarrage de la journée. Nommez-la comme vous voulez, mais cela vous changera la vie. Écrivez votre routine sur une feuille de papier et placez-la dans une pochette tranparente. Mettez également la routine de fin de journée au verso.

Alors comment commencez vous votre journée ?

Espérons que vous commencerez cette journée avec votre routine de fin de journée. Ne la commencez pas 2 minutes avant de quitter votre travail.

  1. Rangez votre bureau et mettez en ordre le premier tiroir.

  2. Commencez une To Do liste pour le lendemain.

  3. Faites une liste des appels à passer.

  4. Éteignez votre ordinateur et les autres appareils électriques.

  5. Rassemblez vos affaires pour rentrer : votre sac à repas, votre porte-documents, le travail à faire chez vous, vos chaussures confortable, etc.

  6. Vérifiez vos piles de documents et classez les projets par ordre de priorité pour le matin.

  7. Éteignez les lumières.

  8. Laissez votre bureau dans un état agréable pour vous accueillir le lendemain. C'est votre Évier Étincelant. Jeter un dernier regard à votre bureau et souriez.

Ainsi, lorsque vous arriverez au travail le matin, vous serez vraiment heureux de ne pas avoir à contempler un bureau en désordre.

  1. Sur le chemin du travail mettez vous en condition. Pensez à votre journée et visualisez votre liste de tâches à remplir. Cueillez une fleur de votre jardin pour votre bureau. 

  2. Que faites vous dès que vous arrivez au travail ? Allez chercher un café ou de l'eau, ne restez pas à papoter. Vous aurez bien le temps de parler plus tard. Souhaitez le bonjour à vos collègues et commencez votre journée sans vous disperser. 

  3. Enlevez votre manteau ou votre tricot. Mettez votre repas au réfrigérateur. 

  4. Vérifiez votre agenda de rendez vous/ réunions et rassemblez les éléments dont vous aurez besoin.

  5. Consultez vos mails. Non, attendez d'avoir passé vos coups de téléphone et d'avoir fait votre liste de choses à faire. Le temps pour l'ordinateur viendra. Cela ne prendra pas beaucoup de temps de faire passer ces quelques choses en priorité. 

  6. Maintenant vous pouvez vérifier vos mails.

  7. Si vos projets vous prennent toute la journées, consultez vos mails à au top de l'heure.

  8. Ouvrez votre courrier. 

  9. À 10h00, faites une petite pause et respirez et faites des exercices d'étirement, des mains, des poignets, des chevilles et des jambes. Si vous le pouvez, allez faire un tour dehors allez respirer de l'air frais.

Vous savez l'ordre dans lequel ces choses doivent être faites dans votre bureau, vous devez adapter votre routine du matin aux demandes de vos supérieurs. Si vous êtes le patron, alors concentrez-vous sur les priorités pour la journée.

Maintenant, réfléchissons à votre bureau, à votre bureau ou à votre cube (pour les open spaces). Il est temps de le diviser en zones.

Zone 1 : Vos dossiers.

Zone 2 : Dessus de bureau, casier à documents entrants et casier à documents sortants.

Zone 3 : Les tiroirs à gauche du bureau .

Zone 4 : Les tiroirs de droite.

Zone 5 : La crédence derrière vous ou étagère au-dessus de votre tête.

Cela peut ne pas fonctionner pour vous, mais vous visualisez le concept. Adaptez pour votre poste de travail. Bientôt vous prendrez l'habitude de vous concentrer sur une zone 15 minutes par jour. Cela vous aidera à garder les choses en place et vous pourrez travailler dans de bonnes conditions.

Le Lundi Matin, après avoir fait vos routines du matin, vérifiez ce que vous avez à faire pendant la semaine et priorisez vos objectifs de la semaine. Ensuite commencez à y travailler.

Mardi : Déjeunez avec un(e) ami(e), faites vous plaisir en ramenant une rose pour votre bureau. Vous méritez de prendre soin de vous et de vous gâter. Amusez-vous un peu.

Mercredi : C'est le jour de l’anti-procrastination. Attaquez-vous aux dossiers que vous avez remis à plus tard depuis une semaine et rayez-les de votre To Do Liste. Vous savez ces dossiers qui terminent tous les jours en fin de liste et qui ne sont jamais rayés. Le poids et la culpabilité disparaîtront, vous vous sentirez mieux et moins stressé. Toujours mercredi, envoyez aussi à un de vos collègues un mot de remerciements. Gardez dans votre bureau un joli bloc-notes dédié à cet effet.

Jeudi : Vérifiez vos fournitures de bureau, passez commande ou bien allez en chercher dans le placard à fournitures. De cette façon vous n'aurez pas à courir aller en chercher pendant votre travail.

Vendredi : Faites votre Blessing Hebdomadaire du Bureau. Nettoyez vos affaires pour que vous arriviez le lundi matin dans un bureau accueillant. Vérifiez votre emploi du temps de la semaine à venir et pensez à vous organiser pour la semaine suivante. Passez environ 10 minutes à nettoyer et 5 minutes à planifier votre semaine.
 

Maintenant vous voyez comment vous pouvez adapter le système de Pam et Peggy au travail. Cela ne vous prendra que quelques minutes, votre bureau et votre espace de travail resteront en ordre. Vous pouvez le faire.

Mais je peux vous entendre d'ici ! Votre problème, c'est que les dossiers s'accumulent sur votre bureau toute la journée. Vous devez éteindre ces incendies alors que votre téléphone n'arrête pas de sonner. Je sais que le fait de ne pas pouvoir terminer quelque chose en cours peut vous accabler, surtout quand vous recevez encore un autre appel. Les dossiers sur votre bureau commencent à prendre beaucoup de temps. Alors comment vous y prenez-vous avec ce problème ? L'année dernière j'ai donné à plusieurs travailleurs sociaux quelques conseils.

Faites-vous un formulaire-type que vous utilisez lorsque vous prenez ces appels téléphoniques. Utilisez un formulaire à remplir avec des questions basiques. Utilisez un code couleur pour le papier ! De cette façon il vous sera plus simple de le retrouver. Choisissez votre couleur préférée, de préférence une couleur vive.

Si vous avez un dossier pour cette personne, attachez-le avec un trombone sur le dossier et laissez-le devant vous. Ne le mettez pas sur une pile de documents. Je sais que c'est exactement ce que vous voulez faire. Je suppose que vous ne pouvez probablement pas mettre le téléphone en attente, mais prenez 30 secondes après la fin de l'appel pour faire ce qui doit être fait ou faites-le pendant que vous êtes au téléphone avec cette personne. Une fois la tâche terminée, placez le formulaire dans le dossier pour pouvoir documenter vos actions.

C'est le principe du "Fais Le Maintenant" ou Tout de Suite est la Méthode la plus facile. Ensuite vous pouvez terminer certaines des tâches sur votre bureau avant de commencer un nouveau projet. Le fait d’avoir une seule tâche à la fois vous aidera à ne pas vous laisser distraire. C'est généralement le problème avec votre bureau en désordre.

Voilà quelques petites astuces qui pourront, je pense, vous aider à résoudre vos problèmes de bureau. Je sais que je n'ai pas traité de tous les sujets qui affectent votre carrière. Si vous avez besoin d'autres conseils, lisez le livre de Suze Orman Les Neufs Étapes Vers L'Autonomie Financière et Le Courage d’Être Riche. Elle nous enseigne qu'il faut garder nos bureau et environnement de travail en ordre, car cela montre le respect que nous avons pour l'argent. Lorsque nous respectons notre argent, l'argent arrive dans notre vie. Elle a plusieurs exemples pour prouver que cela fonctionne. Nos membres peuvent aussi en témoigner. En se débarrassant du bazar sur leurs bureaux ils ont trouvé de l'argent, des bijoux et d'autres objets de valeur. Ils ont même augmenté leurs activités grâce à ce respect retrouvé pour eux-mêmes et leur argent. Ils ont eu plus d'argent dans leurs boites aux lettres. Essayez si vous ne me croyez pas et prouvez que Suze et moi avons tort.

Êtes vous prêts à prendre votre ENVOL au travail ?

FlyLady

*Ndlt: CDD = Cadres Domestiques en Déroute

Traduit avec l'aide de Caroline Riou-Petit.